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Microsoft Office Access est un programme aussi génial que repoussant.

Afin de vous apprendre à utiliser Access, nous allons créer ensemble, de A à Z, une vidéothèque.

Je partirai du principe que vous ne connaissez strictement rien à Access afin de rendre le tutoriel accessible à tous.

A chaque fin de chapitre, vous aurez la possibilité de télécharger la base de données telle qu'elle doit se trouver, ainsi que de passer un quizz qui validera les nouvelles connaissances que vous avez acquises.

Vous êtes prêt ? Alors, commençons :)

 

 

Introduction

Pour la réalisation du tutoriel, je vais utiliser la version 2003 d'Access, qui est, selon moi, la version la plus facile à apprendre.

Notre vidéothèque, une fois finalisée, disposera des fonctions suivantes :

  • Enregistrement des films et fonctions classiques d'une vidéothèque (classement, notation, etc...)
  • Moteur de recherches intégré
  • Gestion des jacquettes
  • Impression de listes et de jaquettes sur papier

Nous n'utilserons aucun programme ou extensions tiers : tout sera programmé dans Access

 

 

 

Pourquoi une vidéothèque ?

Parce qu'il peut s'agir d'une base de données utile à tout le monde, mais surtout car un projet de ce type va nous permettre de balayer l'ensemble des fonctionnalités couramment employées dans un projet Access.

Nous verrons ainsi, au travers de cette vidéothèque :

  • comment créer les tables, les requêtes, les formulaires et les états
  • la notion de modules et de macros
  • la création de code Visual Basic (VBA)
  • la gestion des images non intégrées (de manière à ce que la base de donnée reste très légère, même en prenant en charge des milliers d'images)
  • la création des boutons de commande (déplacement, ouverture, fermeture, filtres)
  • la création d'un moteur de recherches à plusieurs critères
  • l'exportation de données

Je n'utiliserai aucune extension, ni aucun programme autre que Microsoft Office Access, vous pourrez réutiliser l'ensemble de vos connaissances et des codes communiqués pour vos futurs projets.

Comme je vous l'ai dit dans l'intoduction, je partirai du principe que vous ne connaissez strictement rien à Access, et nous partirons donc de zéro.

 

Création de la base de données

Ouvrez Microsoft Office Access

 

 

Cliquez sur le menu "Fichier", puis sur la commande "Nouvelle base de données..."

 

 

Dans le volet de droite, cliquez sur le lien "Base de données vide"

 

 

Nommez votre base "VIDEOTHEQUE", sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur le menu "Créer"

 

 

Une petite fenêtre apparaît : elle s'appelle la fenêtre de base de données

La fenêtre de base de données est divisée en 2 parties. La partie droite qui contient un menu présentant les différents objets qui consituent une base Access, et la partie de gauche qui contiendra les éléments de l'objet sélectionné.

Détaillons les différents objets.

 

 

 

Les différents objets d'une base Access

Les tables sont les objets qui vont contenir les champs dans lesquelles seront enregistrées les données.

 

 

Les requêtes servent à manipuler les données contenues dans les tables.

Elles permettent par exemple de trier ou de filtrer les données enregistrées dans les tables, ou de réaliser des opérations (additions, soustractions...)

 

 

Les formulaires permettent de présenter de manière agréable et fonctionnelle les données contenues dans les tables.

 

 

Les états permettent de présenter les données contenues dans les tables, sous une présentation qui peut être imprimée

 

 

Nous n'utiliserons pas les objets de type Pages, qui servent à créer des pages web, permettant d'accéder aux données contenues dans les tables.

 

 

Les macros, comme dans Excel, sont des codes qui permettent d'automatiser des fonctions. Nous en créérons plusieurs au cours du tutoriel

 

 

Les modules sont des collections de déclarations, d'instructions et de procédures stockées ensemble sous un même nom, servant à organiser le code Microsoft Visual Basic (VBA). Nous créérons dans ce tutoriel plusieurs modules VBA pour doter notre vidéothèque de ses fonctions.

 

 

 

Autoriser l'exécution des macros

Avant de créer nos premières tables, nous allons tout d'abord autoriser l'exécution des macros dans notre projet.

Pour cela, cliquez dans le menu "Outils", "Macro", et cliquez sur la commande "Sécurité"

 

 

Cliquez sur l'option "Niveau de sécurité faible", puis cliquez sur le bouton "OK"

 

 

 

Création de la première table : TBL_GENRES

Lorsque vous commencez une nouvelle base de données Access, le plus important est d'avoir les idées claires et d'être organisé.

Vous devez avoir une idée assez précise du resultat final, au risque de vous perdre totalement dans la réalisation de votre projet.

 

Je vais créer ma première table, qui contiendra les genres des films (science fiction, épouvante, drame...).

Dans la fenêtre de base de données, je clique sur l'objet "Tables", puis sur "Créer une table en mode Création" dans le volet de droite

 

 

J'obtient cette fenêtre, décidemment aussi repoussante que les autres :)

Cette petite icône s'appelle le sélecteur : il vous montre quelle ligne est actuellement sélectionnée.

 

 

Nommez votre premier champ "GENRE", dans "Type de données", sélectionnez l'option "Texte" et dans "Description" indiquez que ce champ sert à préciser le genre du film

 

 

Si vous regardez en bas de la fenêtre, vous verrez ceci :

Il s'agit de la fenêtre des propriétés du champ en cours de sélection. Nous n'avons pas besoin de modifier les propriétés du champ cette fois-ci.

 

 

Une table doit OBLIGATOIREMENT contenir une clé primaire.

La clé primaire est un champ qui doit avoir une valeur unique et qui permet :

  1. de dissocier les enregistrements entre eux
  2. d'établir les relations entre les tables

 

Vous comprendrez mieux cette notion un peu plus tard. Pour le moment, définissons le champ "GENRE" comme étant la clé primaire de la table.

Pour cela, je fait un clic droit sur le sélecteur du champ, et je sélectionne la commande "Clé primaire"

 

 

Vous remarquez que le champ "GENRE" est à présent décoré d'une petite clé, indiquant que ce champ est la clé primaire de la table

 

 

Si vous regardez dans la fenêtre de propriétés du champ, vous remarquez que les paramètres du champ "Indexé" ont changés :

Tout à l'heure, l'option était "Indexé : non", à présent, l'option est "Idexée : Oui - Sans doublons"

Le champ GENRE ayant été défini comme clé primaire, et cette dernière étant, je vous le rappelle obligatoirement unique, Access a donc modifié automatiquement le paramètre du champ :)

 

 

Enregistrons notre table, en cliquant sur l'icône en forme de disquette

 

 

Nommez votre table "TBL_GENRES", puis cliquez sur "OK"

Comme pour les noms de champs, il est déconseillé de mettre des espaces ou des caractères accentués dans les noms de tables.

Je vous le disais tout à l'heure, il est important d'être organisé lorsque l'on travaille sur Access.
Aussi, j'ai pour habitude de nommer mes tables en leur donnant le préfixe "TBL_", mes requêtes par "RQT_", mes formulaires par "_FRM", etc...

Cette codification s'avère très utile lorsque l'on commence à créer des relations et je vous invite à faire comme moi.

 

 

Vous pouvez fermer la table

 

 

Et constater que votre groupe d'objets de type "Tables" contient à présent une table nommée "TBL_GENRES"

 

 

Double-cliquez sur la table TBL_GENRES

 

 

Vous remarquez qu'elle s'ouvre sous une forme différente de celle de tout à l'heure :

 

 

En effet, tout objet (table, requête, formulaire, etc...) peut être ouvert en deux modes différents :

  • le mode Création : qui permet de créer et de mofifier l'objet
  • le mode Normal ou mode Exploitation : qui permet d'afficher l'objet afin d'entrer des données

 

Entrez quelques genres de films, en appuyant à chaque fois sur la touche ENTREE pour passer à la ligne suivante.

Remarquez que le sélecteur prend la forme d'un crayon sur l'enregistrement en cours de modification et qu'une nouvelle ligne, dont le sélecteur est en forme d'étoile" est toujours créée.

 

 

Au bas de fenêtre figurent les boutons de déplacement, avec dans l'ordre de gauche à droite :

  • premier enregistrement
  • enregistrement précédent
  • N° d'enregistrement en cours
  • enregistrement suivant
  • dernier enregistrement
  • nouvel enregistrement
  • nombre total d'enregistrement dans la table

 

 

Des clics sur les boutons de déplacements font bouger le sélecteur...

 

 

J'indique quelques autres genres, sans me soucier, vous le remarquerez, de l'ordre alphabétique :)

 

 

Une fois terminé, je ferme ma table :

Hé oui, on enregistre pas quand on est en mode exploitation sur Access : l'enregistrement est automatique :)

Si vous avez redimensionné la taille du champ, il vous est demandé si vous souhaitez enregistrer cette nouvelle taille de champ, répondez ce que vous voulez :)

 

 

 

Création de la première requête : RQT_GENRES

Vous avez sans doute remarqué que j'ai entré les genres de films sans me soucier de l'ordre.

Pourquoi ? Car une table contient les enregistrements, et que le tri est assuré par ? Les requêtes, c'est bien ^^

 

Je vais donc créer ma première requête, très simple, qui va simplement trier les enregistrements de ma table TBL_GENRES par ordre alphabétique.

Cliquez sur l'objet "Requêtes"

 

 

Puis, cliquez sur "Créer une reqête en mode Création"

 

 

Deux fenêtres s'ouvrent. La première nous permet de sélectionner la table que l'on veut ajouter dans notre requête.

Notre base de données ne contenant pour le moment qu'une seule table, cliquez sur le bouton "Ajouter"

 

 

Vous remarquez qu'elle apparaît en arrière plan :)

Cliquez sur le bouton "Fermer"

 

 

Le seul champ de la table apparaît : le champ GENRE.

Celui-ci est en gras pour indiquer qu'il s'agit de la clé primaire :)

Cliquez sur lui avec le bouton gauche de votre souris, et faites-le glisser dans la première colonne de votre requête

 

 

Relâchez le clic gauche, le champ GENRE est à présent inclut dans notre requête :)

 

 

Juste au dessous, dans la ligne tri, sélectionnez l'option "Croissant"

 

 

Puis enregistrez votre requête en cliquant comme d'habitude sur le bouton en forme de disquette...

 

 

Nommez votre requête RQT_GENRES, puis cliquez sur "OK"

 

 

Vous pouvez à présent fermer la fenêtre

 

 

Votre requête RQT_GENRES est bien créée.

 

 

Si vous double-cliquez dessus, et que vous l'ouvrez donc en mode Exploitation, vous pouvez remarquer qu'elle a exactement la même apparence que la table TBL_GENRE, mais qu'elle prend soin de trier les enregistrements en ordre croissant :)

 

 

Vous commencez à cerner l'utilisation des requêtes : comme je vous le disais au début du tutoriel, les requpetes ne servent qu'à manipuler les données contenues dans les tables :)

Vous pouvez fermer la requête.

 

 

 

Rappel des notions importantes

  • les données sont enregistrées dans les tables
  • une table doit obligatoirement posséder une clé primaire, qui est un champ dans lequel les données seront uniques
  • les objets peuvent être affichés en 2 modes : le mode création et le mode exploitation
  • les données des tables peuvent être manipulées par les requêtes

 

 

 

Téléchargement de la base de données

 

 

 

Quizz de fin de chapitre

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Suite du tuto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Didier De Backer
Bonjour, je suis très intéressé par votre tuto...